Meeting Minutes

• Sie benötigen ein standardisiertes Protokoll eines internen Sync-, Standup-, Design-Review-, Triage- oder Planungsmeetings, das 60 Minuten oder weniger dauert.
• Sie haben ein Transkript, eine Aufzeichnung, ein Foliendeck oder grobe Notizen und möchten diese ohne manuelle Formatierung in ein strukturiertes Dokument umwandeln.
• Ihr Team erfordert, dass jeder Aktionspunkt vor dem Ende des Meetings einen namentlich genannten Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und Abnahmekriterien hat.
• Sie möchten Protokolle, die direkt auf Artefakte zurückverfolgt werden können — Tickets, Folien und Aufzeichnungen werden inline verlinkt.

• Das Meeting dauert deutlich länger als 60 Minuten oder umfasst externe Stakeholder, die ein formelles, rechtlich geprüftes Protokoll benötigen (diese Funktion ist für den internen Gebrauch konzipiert).
• Sie benötigen ein wörtliches Transkript anstelle eines zusammengefassten, strukturierten Dokuments.
• Das Meeting enthält keine erkennbaren Entscheidungen oder Aktionspunkte (z. B. rein informative Briefings, bei denen eine Zusammenfassung ausreicht).

Jede Ausgabe folgt einer festen Struktur: Metadaten, Anwesenheit, Tagesordnung, Zusammenfassung, Entscheidungen, Maßnahmen, Notizen nach Tagesordnungspunkt, Parkplatz, Risiken/Blocker, Nächstes Meeting, Anhänge sowie ein Versions-/Änderungsprotokoll. Dies stellt sicher, dass nichts ausgelassen wird und jedes Dokument in Ihrem Team einheitlich ist.

Jeder Aktionspunkt wird in einem strukturierten Format erfasst, das eine eindeutige ID, den Namen und das Team des Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum (ISO 8601) sowie Akzeptanzkriterien umfasst. Optionale Links zu Tickets oder Artefakten gewährleisten eine vollständige Nachverfolgbarkeit bis hin zu Ihrem Projekttracker.

Vor dem Entwurf identifiziert die Fähigkeit fehlende kritische Felder (Titel, Datum, Organisator, Quellmaterial) und stellt bis zu drei gezielte Rückfragen. Wenn kein Transkript oder keine Agenda verfügbar ist, arbeitet Meeting Minutes auf Basis von Ad-hoc-Notizen und weist explizit auf mögliche Lücken hin.

Protokolle können aus einem Meeting-Transkript, einer Aufzeichnungszusammenfassung, einer Agenda mit Präsentationsfolien oder unstrukturierten Rohnotizen erstellt werden. Der Quellentyp wird in den Dokumentmetadaten für Prüfzwecke erfasst.

Ungelöste Themen werden in einem separaten Parkplatz-Bereich festgehalten, mit vorgeschlagenen Verantwortlichen und nächsten Schritten. Risiken und Hindernisse werden separat aufgeführt, mit Hinweisen zu Auswirkungen und Verantwortlichen für die Risikominderung – damit die Nachverfolgung verbindlich bleibt.

Die strukturierten Aktionspunkte und Entscheidungen sind so formatiert, dass sie direkt in GitHub Issues, Jira-Tickets oder ähnliche Tools konvertiert werden können, wodurch der manuelle Aufwand bei der Übertragung von Protokollen in Aufgaben reduziert wird.

Füge das Transkript eines 45-minütigen Plattform-Syncs ein, und die Skill erstellt vollständige Meeting Minutes mit allen gekennzeichneten Entscheidungen, namentlich den Ingenieuren zugewiesenen Aufgaben und Links zu relevanten GitHub-Issues – bereit zur Veröffentlichung in deinem Team-Kanal innerhalb weniger Minuten.

Stellen Sie grobe Notizen aus einem 30-minütigen Feature-Design-Review bereit. Die Skill stellt bis zu drei klärende Fragen zu fehlenden Feldern und erstellt anschließend ein prägnantes Dokument, das Designentscheidungen, offene Fragen im Parking Lot sowie nächste Schritte für den Designer und den Engineering-Lead hervorhebt.

Gib eine Agenda und Live-Notizen aus einer Sprint-Planungssitzung ein. Die Meeting Minutes-Funktion erfasst Priorisierungsentscheidungen, weist Ticket-Verantwortliche und Fälligkeitsdaten zu und protokolliert zurückgestellte Punkte mit Begründung – und erstellt so einen Prüfpfad für den Sprint.

Auch ohne Agenda oder Transkript kann die Skill aus Stichpunkt-Notizen nützliche Protokolle erstellen, unsichere Punkte klar als TBD kennzeichnen und markieren, welche zusätzlichen Informationen vor der Verteilung des Dokuments eingeholt werden sollten.